Keď správanie zamestnanca ohrozí produktivitu a morálku vášho tímu, je čas konať. Aj keď je nevyhnutné, aby ste sa so zamestnancom stretli a prediskutovali svoje obavy, v nadväznosti na neposlušný list zamestnanca nielen upozorníte, že jeho správanie je neprijateľné, ale poskytne vášmu podniku aj dokumentáciu, ktorú je možné použiť pri súdnom spore alebo pri spor o nezamestnanosť.
Dodržujte pravidlá obchodnej korešpondencie
Napíš list na hlavičkový papier spoločnosti. Ak posielate list prostredníctvom e-mailu, uložte list ako .pdf a pošlite ho ako prílohu. Začnite list vo formáte poznámky, ktorá poskytuje základné informácie o tom, o čom je korešpondencia.
Príklad:
TO: Jane Smith
OD: Jerry Smythe [inicializujte tento riadok]
PREDMET: Zločin v kancelárii
DÁTUM: 23. augusta 2019
Uveďte fakty
List o neposlušnosti nie je príležitosťou, aby ste sa sťažovali na zamestnanca, ktorý sa stal nepríjemnosťou alebo zodpovednosťou. Snažte sa, aby bol váš list stručný, jeho jazyk nebol emocionálny, a aby boli jasné vaše obavy a dôsledky pre zamestnanca.
Príklad:
Ako sme diskutovali na našom dnešnom stretnutí, mám vážne obavy z vášho správania voči kolegom aj mne. Pri viacerých príležitostiach ste v kancelárii preukázali neúctu na skupinových stretnutiach, individuálnych diskusiách a počas konverzácií. Toto správanie poškodzuje morálku kancelárie a stalo sa zodpovedným za dokončenie projektu Johnson & Greene.
Uveďte príklady správania
V liste zdokumentujte výskyt zlého správania. Nezabudnite uviesť dátumy a mená ďalších zúčastnených strán. Neoprávnene opíšte negatívne správanie. Nebuďte dramatickí, ale uveďte podrobnosti, ktoré pomôžu každému, kto si list prečítal, pochopiť, čo sa stalo a prečo si správanie zamestnanca zaslúži pokarhanie.
Príklad:
Počas včerajšieho stretnutia (22. augusta 2019) bolo vaše správanie neprofesionálne a rušivé. Počas toho, ako Tim hovoril, si niekoľkokrát prevrátil očami, dvakrát ho prerušil a nakoniec sa od neho odvrátil, keď sa s tebou pokúsil hovoriť o svojich obavách. Tiež si hlasno vzdychol, zatiaľ čo Ruth podávala správu. Keď som vás požiadal, aby ste mi objasnili, čo vás rozčúlilo nad tým, čo Ruth povedala, pokrútili ste hlavou a povedali, že to bude trvať príliš dlho.
Toto správanie nasledovalo po vašom výbuchu 20. augusta 2019, počas ktorého ste zvýšili hlas na Ericu, keď mala ťažkosti s hľadaním požadovaného súboru. V tom čase sme mali v kancelárii hostí a mohol som povedať, že boli v rozpakoch, keď počuli, ako s Ericou tak zaobchádzate. Keď som s vami súkromne hovoril o incidente, pokrčil ste plecami a povedal, že „Erica musí byť zodpovedná za svoju dezorganizáciu.“ Uviedol som, že aj keď to tak môže byť, nikdy nie je dôvod na zvýšenie hlasu, najmä v profesionálnom prostredí. Súhlasili ste s tým, že to v budúcnosti „zmiernite“.
Dnes, keď sme sa stretli, aby sme diskutovali o tom, čo sa stalo na stretnutí 29. augusta, ste sa bránili a pýtali sa ma, či to mám pre vás. Trval si na tom, že som prehnane reagoval. Poukázal som na to, že ako vlastník spoločnosti je na mne, aby som sa rozhodol, akú kancelársku kultúru chcem podporovať. Povedali ste, že som „príliš mäkký“ a že by podnikanie smerovalo k problémom, ak by som ľudí stále „maznal“. Trikrát si ma prerušil, keď som sa snažil vysvetliť svoju pozíciu, a nakoniec si vybehol z mojej kancelárie, keď som s tebou hovoril.
Dôsledok
V liste by mali byť jasne vysvetlené dôsledky súčasného správania zamestnanca, ako aj to, čo môže očakávať, ak neurobí okamžité zmeny. Často je dobré zostaviť plán okamžitej zodpovednosti za uskutočnenie pozitívnych zmien.
Príklad:
Jane, aj keď na mňa tvoja práca všeobecne urobila dojem a vážim si ťa ako zamestnanca, nie je možné podporovať produktívne a kolegiálne pracovné prostredie, keď sa zamestnanec správa pravidelne tak, ako sa chováš ty. Aby som na vás urobil dojem vážnosťou vašich činov a dal nášmu tímu čas na preskupenie, pozastavujem vás po zvyšok tohto týždňa bez platenia. Z kancelárie odídete dnes, v stredu 23. augusta, a nevrátite sa skôr ako v pondelok 28. augusta o 9.00 hod. Dúfam, že toto voľno vám dá čas na premyslenie vašich činov a zváženie krokov, ktoré by ste mohli podniknúť, ktoré pomôžu aby ste fungovali vhodnejšie v profesionálnom prostredí.
Po návrate v pondelok mi pošlite e-mail, aby sme si mohli zariadiť čas na prediskutovanie vašich plánov riešenia vášho správania. Ak by však vaše abrazívne správanie pokračovalo, môžete mi nechať inú možnosť, ako ťa prepustiť zo svojej funkcie. Úprimne dúfam, že k tomu nedôjde.
