Väčšina veľkých spoločností má celé oddelenia určené na sledovanie a sledovanie zásob. Menšie spoločnosti navyše zvyčajne venujú veľa času procesu sledovania zásob. Dôvod, prečo sa sledovaniu zásob venuje toľko pozornosti spoločnostiam všetkých veľkostí, možno zhrnúť do jedného slova: peniaze. Spoločnosti utrácajú obrovské množstvo peňazí za inventár a väčšina z nich chce vedieť, kde presne sa tento inventár v danom okamihu nachádza.
Inventarizácia
Väčšina spoločností používa inventár v jednej alebo viacerých formách. Spoločnosti ako maloobchodníci a veľkoobchodníci nakupujú a predávajú výrobky. Tieto spoločnosti vykonávajú inventár, ktorý sa skladá hlavne z produktov, ktoré kupujú a predávajú. Ostatné spoločnosti, napríklad výrobcovia, nakupujú komponenty a suroviny a konvertujú tieto položky na hotový výrobok. Inventár výrobcu sa skladá z komponentov, surovín a hotových výrobkov.
Manuálne vs. automatické sledovanie
Sledovanie zásob pozostáva zo systémov a politík určených na sledovanie pohybu zásob. Pred mnohými rokmi spoločnosti sledovali inventár ručne pomocou systému známeho ako kartový systém alebo cardex. Zakaždým, keď bol inventár zakúpený alebo predaný, bolo množstvo manuálne napísané na kartu tejto položky a celková nová celková suma. Niektoré spoločnosti v súčasnosti stále používajú na zaznamenávanie inventúrnych transakcií určitý typ systému manuálneho zadávania údajov, s výnimkou toho, že sa záznamy zaznamenávajú skôr do tabuľkového procesoru ako na papierovú kartu. Táto technológia priniesla obrovské vylepšenia v spôsobe sledovania inventára. Mnoho spoločností má úplne automatizovaný pracovný postup sledovania zásob. Kedykoľvek dôjde k pohybu zásob, systém riadenia zásob dostane automatickú aktualizáciu transakcie.To eliminuje množstvo ľudských chýb spôsobených manuálnym sledovaním zásob.
Význam
Spoločnosti, ktoré vlastnia inventár, zvyčajne investovali do nákupu inventára veľké množstvo hotovosti. Sledovanie zásob sleduje, kde sa v dodávateľskom reťazci nachádza inventár spoločnosti. Sledovanie zásob tiež poskytuje spoločnosti údaje o tom, koľko zásob vlastní, kde existujú jej zásoby, stav jej zásob (poškodené, vrátené, zamietnuté, pozastavené) a pomáha zabrániť odcudzeniu a strate. Sledovanie zásob sa tiež stáva súčasťou kompletného programu riadenia zásob spoločnosti. Správa zásob predstavuje pokyny, podľa ktorých sa inventár nakupuje, používa, presúva, predáva a ničí.
Metódy sledovania
Na sledovanie zásob existujú rôzne spôsoby sledovania. Čiarový kód, tiež známy ako univerzálny produktový kód (UPC), zostáva jednou z najbežnejších metód sledovania zásob. Väčšina obchodov s potravinami a maloobchodných predajcov používa čiarový kód nájdený na výrobkoch na skenovanie položiek v termináli miesta predaja. Čiarové kódy sledujú pohyb zásob v rámci dodávateľského reťazca. Čiarový kód obsahuje údaje o opise položky, cene položky a mernej jednotke položky. Vysokofrekvenčná identifikácia (RFID) je ďalšou metódou používanou na sledovanie zásob. Technológia RFID má dve formy: aktívny RFID a pasívny RFID. Aktívne RFID najlepšie funguje v prostrediach, kde existujú problémy so zabezpečením a v tých, ktoré vyžadujú informácie o sledovaní v reálnom čase. Pasívne RFID funguje najlepšie pri použití s ručnými skenermi a tam, kde neexistujú problémy so zabezpečením.
Úvahy
Metódy sledovania zásob sa líšia, ale všetky majú rovnakú funkciu: sledujú jednu najväčšiu investíciu spoločnosti. Systém alebo metóda použitá na sledovanie zásob je menej dôležitá ako politika navrhnutá na efektívne riadenie pohybov zásob.
