Nie je to tak dávno - dokonca aj potom, čo sa e-mail stal bežným -, že ľudia budú písať listy na papier s poďakovaním za dobre vykonanú prácu alebo že budú rýchlo písať poznámky na poďakovanie. Dnes, s prevahou inteligentných telefónov a notebookov, sa väčšina poznámok s poďakovaním odosiela ako e-maily. Vedieť, kedy by ste mali odpovedať na rýchlu správu a ako by ste mali formulovať svoju odpoveď, je dôležité v dobe, keď sa etiketa mení takmer rovnako rýchlo ako technológia.
Kedy odpovedať ... A kedy nie
V skutočnosti neexistuje pravidlo, ktoré by diktovalo, že musíte odpovedať na e-mail s poďakovaním. Ak však chcete pokračovať v obchodnom vzťahu alebo chcete dosiahnuť spokojnosť svojich klientov, potvrdenie e-mailu je často dobrý nápad.
Ak vám predajca pošle e-mail s poďakovaním, že ste s ním hovorili po telefóne, a vy nepotrebujete produkty jeho spoločnosti, jeho odpoveď vám môže otvoriť dvere k nekonečnej sérii správ, ktoré by ste radšej nedostali. V takom prípade je celkom prijateľné e-mail odstrániť.
Na druhej strane, ak vám zákazník pošle e-mail s poďakovaním za vašu mimoriadnu službu, pravdepodobne by ste mali odpovedať. Podobne, ak e-mail obsahuje otázky, ktoré si vyžadujú odpoveď, mali by ste pravdepodobne odpovedať.
Zrkadlenie vašej odpovede
Rovnako ako u väčšiny odpovedí na e-maily, aj zrkadlenie je dobrý spôsob, ako zabezpečiť, aby druhá osoba prijala vaše odpovede. Či už má e-mail s poďakovaním vaše celé meno a používa formálny štýl písania, alebo ide o jednoduchú vetu bez interpunkcie alebo veľkých písmen, obvykle môžete odpovedať vecne.
Odpovedanie na e-maily zákazníkov
Keď si zákazník nájde čas a napíše vám e-mail s poďakovaním, mali by ste vždy odpovedať, aj keď iba potvrdzuje, že ste ho dostali. Nielenže sa šťastní zákazníci stávajú opakovanými zákazníkmi, ale je tiež pravdepodobnejšie, že vám odporúčajú svojich priateľov a spolupracovníkov.
Jedným zo spôsobov, ako preukázať, že si ceníte dobrú spätnú väzbu, je požiadať zákazníka, či by ste mohli použiť jeho e-mail ako referenciu na tlač na vašu stenu alebo na umiestnenie na vašu webovú stránku.
Príklad:
Vážená pani Frazierová,
Ďakujem, že ste si našli čas a napísali mi. Vždy ma poteší správa od šťastného zákazníka! Prekážalo by vám, keby sme vás citovali na stránke s odporúčaním na našej webovej stránke?
Odpovede uchádzačom o zamestnanie
Dnešní uchádzači o zamestnanie takmer vždy nasledujú s poďakovaním, bez ohľadu na to, ako dobre alebo ako zle pohovor dopadol. Neodpovedanie na e-mail žiadateľa je zriedka dobrá odpoveď, pretože existuje veľká šanca, že vás bude môcť znova kontaktovať.
Pokiaľ ste sa už nerozhodli dať prácu uchádzačovi, vaša odpoveď by nemala naznačovať, že uchádzač sa môže uchádzať o zamestnanie. Samozrejme, ak nie ste rozhodnutí, odpoveď by nemala zmariť ich nádeje. Zachovajte profesionálny tón a informujte uchádzača, čo by mal v ďalšom kroku očakávať.
Príklad:
Bolo mi potešením vás stretnúť. V priebehu nasledujúcich dní urobíme pohovor s niekoľkými ďalšími kandidátmi. Ak sa rozhodneme pokračovať v druhom pohovore, budem vás kontaktovať do konca týždňa.
Ak ste si istí, že kandidát nie je pre vašu organizáciu vhodný, môžete sa rozhodnúť pre priame vystupovanie.
Príklad:
Bolo mi potešením vás stretnúť. Pochybujem, bohužiaľ, že v tejto chvíli budeme sledovať pohovor. Váš životopis si však ponecháme v evidencii, ak by sme mali ďalšie otvorenie. Prajem ti pri hľadaní práce to najlepšie.
Všimnite si, že v obidvoch príkladoch sa autor oddeľuje od spoločnosti, akoby chcel povedať: „Aj keď som sa s vami osobne rád rozprával, spoločnosť si najme niekoho iného.“ To môže pomôcť znížiť pravdepodobnosť odmietnutia tým, že sa nestane osobným.
