Keď kupujete spotrebný materiál pre svoju spoločnosť, náklady si zaúčtujete na účet spotrebného materiálu. Po použití sa spotrebný materiál stáva nákladom, ktorý musí byť uvedený vo výkaze ziskov a strát. Do hlavnej knihy musíte zaúčtovať opravný záznam, ktorý odráža hodnotu spotrebného materiálu použitého v súčasnom období. Na konci procesu by sa mal zostatok na vašom účte dodávok rovnať hodnote dodávok, ktoré vám zostali po ruke, a suma zaúčtovaná na ťarchu výdavkov na dodávky sa bude rovnať cene použitých spotrebných materiálov.
Vykonajte inventúru zásob
Skontrolujte svoje zásoby a spočítajte celkovú hodnotu. Napríklad, ak máte 15 škatúľ na kancelárske sponky v hodnote 2 doláre za kus, 500 bločkov papiera v hodnote 1 dolár za kus a puzdro zvýrazňovačov v hodnote 40 dolárov, vaše zásoby po ruke sa budú rovnať 570 dolárov. Toto je suma, ktorú by mal váš spotrebný účet odrážať po opravnej položke.
Určite použitie spotrebného materiálu
Vypočítajte sumu úpravy, ktorá sa rovná nákladom na spotrebný materiál použitý v danom období. Pozrite sa na počiatočný zostatok na účte dodávok a od tohto zostatku odpočítajte vaše súčasné dodávané zásoby. Napríklad ak sa zostatok na vašom účte dodávok rovná 790 USD, náklady na spotrebný materiál použitý pre dané obdobie sa rovnajú 220 USD.
Vytvorte denníkové záznamy
Vytvorte záznam do denníka a upravte zostatok na účte. Zaúčtujte na ťarchu účtu nákladov na spotrebný materiál náklady na použitý spotrebný materiál. Vyvážte položku pripísaním na svoj účet spotrebného materiálu. Napríklad, ak ste použili 220 dolárov na spotrebný materiál, naúčtujte na ťarchu výdavkov na spotrebný materiál 220 dolárov a spotrebný úver na rovnakú sumu.
Príspevky hlavnej knihy
Zaúčtujte záznam do hlavnej knihy a overte zostatok na účte zásob. Na vytlačenú kópiu záznamu si zaznamenajte aktuálny dátum. Priložte podpornú dokumentáciu pre výpočty spotrebného materiálu a svoju prácu uložte spolu s ostatnými účtovnými dokladmi pre prípad potreby auditu.
Presné vedenie záznamov
Udržiavajte presné záznamy zverejňovaním týchto upravujúcich položiek počas každého uzatváracieho cyklu. Minimálne skontrolujte svoje zásoby po ruke, aby ste dostali štvrťročné finančné správy a na konci roka. Ak však vaše podnikanie prechádza zásobami rýchlejšie, mesačná kontrola vám môže pomôcť lepšie pochopiť využitie zásob a predpovedať budúce výdavky.
Dodávky verzus náklady na predaný tovar
Účet spotrebného materiálu slúži iba pre štandardnejšie kancelárske potreby, ktoré môže vaša firma používať. Ak zasielate tovar zákazníkom, náklady na poštové zásielky, baliace pásky a iný materiál nie sú nákladom na dodávky, aj keď by mohli byť kancelárskymi potrebami pre iné firmy. Keď zasielate na doručenie produktov, náklady na materiál sú náklady na predaný tovar.
