Zosúladenie finančných účtov s účtovnými záznamami vám pomôže zistiť chyby, nezrovnalosti a potrebné úpravy. V účtovníctve znamená zosúladenie porovnanie dvoch súborov dokumentov, aby sa zabezpečilo, že sú v zhode. Jednou z týchto skupín záznamov je zvyčajne výpis z finančného účtu, druhou je zvyčajne účtovná tabuľka vašej spoločnosti.
Vykonajte bankové zmierenie
Bankové vyrovnania sú najbežnejším typom vyrovnania. Na zaistenie presných účtovných záznamov vykonajte vyrovnanie na všetkých svojich finančných účtoch. Porovnajte každú transakciu vo svojom finančnom výkaze s rovnakou transakciou vo svojich účtovných záznamoch. Po dokončení vyrovnania pridáte do účtovných záznamov niektoré záznamy, ako sú poplatky, úrokové výnosy alebo úrokové nákladové položky z finančného výkazu. Zaškrtnite transakcie, keď ich overujete, ako dôkaz, že transakcie zúčtovali finančné inštitúcie.
Väčšina účtovníckeho softvéru má zabudovaný spôsob, ako vykonať vyrovnanie a skontrolovať každú zúčtovanú transakciu. Účtovný papier a šekové registre majú tiež stĺpec, ktorý môžete zaškrtnúť pri vyrovnávaní účtu.
Chytiť chyby v bankovníctve
Zmierenie vám povie, ktoré transakcie zúčtovali finančné inštitúcie. Pri vykonávaní vyrovnania sa môžete stretnúť s transakciami, ktoré sa zdajú zhodné, ale s rôznymi sumami.
Najlepším spôsobom, ako zistiť, či ste vy alebo finančná inštitúcia urobili chybu, je preskúmať pôvodný finančný záznam. Tento záznam by ste mali mať stále v čase zmierenia, pretože podľa IRS by ste mali uchovávať zálohy finančných záznamov, ako sú účty, potvrdenky a vklady, minimálne tri roky. Ak je chyba vaša, opravte ju. Ak finančná inštitúcia urobila chybu, zavolajte jej a spolu s ňou opravte svoj účet.
Nájdite podvody vo svojej spoločnosti
Aby ste chránili svoju spoločnosť pred podvodmi pracovníkov, vykonajte vyrovnanie u osoby, ktorá nezadáva finančné transakcie. Vyrovnania niekedy odhalia položky vo finančnom výkaze, ktoré sa nenachádzajú vo vašich účtovných záznamoch.
Najskôr preskúmajte interne, aby ste zistili, či je vstup legitímny. Ak nemôžete nájsť legitímny zdroj pre vstup interne, zavolajte finančnej inštitúcii a požiadajte o objasnenie. Ak je transakcia podvodná, požiadajte svoju finančnú inštitúciu, aby ju, pokiaľ je to možné, odstránila.
Ďalším typom podvodov, ktoré sa dajú ľahko zistiť prostredníctvom zmierenia, sú podvodné šeky. Zmierením sa vyplavia transakcie, keď osoba zmení váš šek, ktorý ste mu dali, alebo vypíše šek na váš účet bez vášho súhlasu.
Hľadanie zabudnutých transakcií
Zosúladenie vás tiež informuje, ktoré transakcie ste zadali a ktoré banka zatiaľ nespracovala. Nazývajú sa vklady pri tranzite a nevybavené šeky. Ak ste vložili vklad na konci obdobia výpisu a vo výpise nie je, nebojte sa; objaví sa na nasledujúcom výpise.
Ak však urobíte vklad na začiatku obdobia a nebude sa zobrazovať vo výpise, mali by ste to preskúmať. Na rozdiel od nespracovaných vkladov sú nespracované kontroly zriedka známkou podvodu. Zvyčajne to znamená, že niekto zabudol vložiť šek na svoj účet. Ak šek zostane po mnoho mesiacov nespracovaný, zavolajte príjemcovi ako zdvorilosť a pripomeňte mu, aby šek vložil.
