Podľa Internal Revenue Service by mali byť formuláre W-2 zasielané zamestnancom najneskôr do 31. januára pre formuláre odvodené z predchádzajúceho kalendárneho roka. Aj keď ich zamestnanci nemusia v tento deň dostať poštou, musia byť v tomto okamihu rozposlaní. Pre spoločnosti, ktoré nedodržiavajú tento konkrétny protokol, to môže mať následky.
Vyhýbanie sa nespokojným zamestnancom
Okrem akýchkoľvek oficiálnych problémov, ktoré môžete mať s Internal Revenue Service (IRS) kvôli tomu, že ste včas neodoslali formuláre W-2, budete možno musieť jednať so skupinou veľmi nespokojných zamestnancov, z ktorých mnohí pravdepodobne očakávajú daňové priznanie. Zamestnanci môžu podať sťažnosti nielen voči vám, ale aj voči úradu IRS, ktorý môže podnietiť ďalšie vyšetrovanie vašej spoločnosti, ak dôjde k mnohým sťažnostiam v súvislosti s týmto problémom.
Jemné hodnotenie IRS
IRS rozdeľuje pokuty na základe toho, ako neskoro sú vaše formuláre W-2 podané. Za W-2 podané do 30 dní od dátumu splatnosti sa ukladá pokuta vo výške 50 USD za formulár, pre malé podniky až do výšky 187 500 USD. Za formuláre podané pred 1. augustom, ale neskôr ako 30 dní, sa pokuta vyšplhá na 100 dolárov za formulár a maximálna pokuta 536 000 dolárov. Maximálna pokuta je 260 dolárov za formulár až 1 072 500 dolárov ročne za formuláre podané po 1. auguste.
Zabezpečenie presných formulárov
Okrem včasného rozosielania formulárov W-2 musíte tiež zaistiť presnosť uvedených formulárov. Podľa webovej stránky IRS, ak predložíte IRS formulár W-2 s tvrdením, že ste konkrétnemu zamestnancovi zaplatili určitú sumu peňazí a vy ste tak neurobili, má táto osoba právo žalovať vás o náhradu škody. Ukladá sa pokuta vo výške 530 USD za formulár bez stanovenia maximálnej výšky. Možno budete musieť zaplatiť pokutu vo výške 5 000 dolárov ako náhradu škody za podanie falošného dokumentu a mohli by ste byť obvinení z trestného činu.
Záznamy a komunikácia
Niekedy, ak aspoň dáte svojim zamestnancom vedieť, že s vašimi W-2 zaostávate, ale snažíte sa ich dostať von, môže dôjsť k menšej nespokojnosti, ako keby ste nepovedali vôbec nič. Ak tiež pošlete W-2 do stanoveného termínu, ale necháte si ich vrátiť na zlú alebo starú adresu, neotvárajte ich ani ich nevyhadzujte. Vložte ho do spisu zamestnanca a uložte ho pre prípad, že vás bude kontaktovať kvôli formuláru dole na ceste; máš aspoň dôkaz, že si sa to pokúsil poslať.
