Keď sa daňová sezóna bude každý rok rolovať, môže sa zdať, že hromada papierovania, ktoré musí podnik organizovať a evidovať na IRS, zdrvujúca. Bez ohľadu na to, ako je podnik zaneprázdnený a zaneprázdnený, všetky vyhlásenia podané úradu IRS musia byť čo najpresnejšie, aby sa zabránilo auditom alebo právnym krokom federálnej vlády. Pre podniky so zamestnancami je dôležitým dokumentom, ktorý sa musí každý rok vyplniť, vyhlásenie W-2.
Zákon a W-2
Formulár W-2 uvádza zdaniteľné mzdy vyplatené zamestnancovi počas jedného roka spolu s daňami zo zamestnania zrazenými z výplatných pások za daný rok. Federálny zákon vyžaduje, aby všetci zamestnávatelia zasielali zamestnancom vyhlásenia W-2 bez ohľadu na to, aké nízke sú zárobky alebo mzdy. Tieto vyhlásenia W-2 je možné posielať v papierovej alebo digitálnej podobe a zamestnanci ich musia dostať najneskôr do 31. januára nasledujúceho roka. Zamestnávatelia musia tiež predložiť kópiu zamestnaneckých W-2 na IRS.
Výstraha
Ak neodošlete včas formuláre W-2, môže to mať za následok značné pokuty pre vaše podnikanie. Od roku 2018 vám môže byť uložená pokuta od 50 do 260 dolárov za formulár, v závislosti od toho, ako neskoro vám príde poštová správa. Pre malé podniky sa maximálna finančná pokuta v daňovom roku môže pohybovať medzi 187 500 a 1 072 500 dolárov.
Chýbajúce alebo nesprávne W-2
Niekedy môžu byť formuláre W-2 nesprávne alebo v e-maile chýbajú. Ak nastanú tieto situácie, zamestnanci sa pravdepodobne obrátia na vaše mzdové oddelenie alebo personálne oddelenie s požiadavkou o opravu alebo kópiu formulára. Vaši zamestnanci by mali byť pripravení na rýchle splnenie týchto požiadaviek, najmä keď sa daňové obdobie končí a blíži sa k termínu na podanie prihlášky.
Náhrada za chýbajúce W-2
Ako náhradu za chýbajúce formuláre W-2 pripraví IRS a pošle zamestnancovi formulár 4852. Podľa IRS sa tento formulár môže použiť namiesto W-2, ak zamestnanec ešte nedostal W-2 pred termín podania prihlášky. Použitie formulára 4852 však môže oneskoriť vrátenie daní, pretože IRS bude musieť overiť informácie vo formulári. Ak zamestnanec podá formulár 4852 a neskôr, dostane jej opravený alebo chýbajúci W-2 a uvedomí si, že niektoré informácie o 4852 boli nepresné, môže podať formulár 1040X na IRS. Formulár 1040X je zmenené a doplnené daňové priznanie k dani z príjmu.
Ostatné záležitosti týkajúce sa daňových formulárov
Zamestnávatelia sú zo zákona povinní uchovávať formuláre W-2 najmenej štyri roky. Zamestnávatelia sú tiež povinní zo zákona vyplniť formulár identifikačného čísla zamestnania (EIN). Vyplnené formuláre EIN poskytnú zamestnávateľom individuálne daňové identifikačné čísla zamestnávateľa pre každého zamestnanca. Tieto daňové identifikačné čísla sú potrebné pri vykazovaní miezd zamestnancov a zrážok dane. Ak chcete získať formulár EIN, kontaktujte IRS na telefónnom čísle 1-800-829-4933.
