Interné kontroly sú politiky a postupy zavedené na zabezpečenie trvalej spoľahlivosti účtovných systémov. Presnosť a spoľahlivosť sú v účtovnom svete prvoradé. Bez presných účtovných záznamov nemôžu manažéri robiť plne informované finančné rozhodnutia a finančné správy môžu obsahovať chyby. Postupy vnútornej kontroly v účtovníctve je možné rozdeliť do siedmich kategórií, z ktorých každá má zabrániť podvodom a identifikovať chyby skôr, ako sa stanú problémami.
Tip
Sedem postupov vnútornej kontroly je rozdelenie povinností, kontroly prístupu, fyzické audity, štandardizovaná dokumentácia, skúšobné váhy, pravidelné zmierovacie konania a schvaľovací orgán.
Rozdelenie povinností
Rozdelenie povinností spočíva v rozdelení zodpovednosti za vedenie účtovníctva, vklady, vykazovanie a audit. Čím viac sa povinnosti oddelia, tým menšia je šanca každého zamestnanca na spáchanie podvodného konania. Pre malé podniky s iba niekoľkými zamestnancami účtovníctva môže zdieľanie zodpovednosti medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi alebo vyžadovanie kontroly kritických úloh spolupracovníkmi slúžiť rovnakému účelu.
Kontroly prístupu do účtovného systému
Riadenie prístupu k rôznym častiam účtovného systému pomocou hesiel, výluiek a elektronických prístupových protokolov môže zabrániť neoprávneným používateľom dostať sa zo systému a zároveň poskytnúť spôsob, ako skontrolovať využitie systému na identifikáciu zdroja chýb alebo nezrovnalostí. Dôkladné sledovanie prístupu môže v prvom rade tiež slúžiť na odradenie od pokusov o podvodný prístup.
Fyzické audity aktív
Fyzické audity zahŕňajú ručné počítanie hotovosti a všetkých fyzických aktív sledovaných v účtovnom systéme, ako sú zásoby, materiály a nástroje. Fyzické počítanie môže odhaliť dobre skryté nezrovnalosti v zostatkoch na účtoch úplným obídením elektronických záznamov. Počítanie hotovosti v predajných miestach je možné vykonať každý deň alebo dokonca niekoľkokrát za deň. Väčšie projekty, ako napríklad inventarizácia počítania rúk, by sa mali vykonávať menej často, možno na ročnej alebo štvrťročnej báze.
Štandardizovaná finančná dokumentácia
Štandardizácia dokumentov používaných pri finančných transakciách, ako sú faktúry, interné žiadosti o materiál, potvrdenia o zásobách a výkazy cestovných výdavkov, môže pomôcť udržať konzistentnosť pri vedení záznamov v priebehu času. Používanie štandardných formátov dokumentov môže uľahčiť kontrolu minulých záznamov pri hľadaní zdroja nezrovnalosti v systéme. Nedostatok štandardizácie môže spôsobiť, že pri takejto kontrole budú položky prehliadané alebo nesprávne interpretované.
Denné alebo týždenné skúšobné zostatky
Používanie systému podvojného účtovníctva zvyšuje spoľahlivosť zabezpečením vyváženosti účtovných kníh. Aj napriek tomu je stále možné, že chyby v danom okamihu vyvedú systém podvojného účtovníctva z rovnováhy. Výpočet denných alebo týždenných skúšobných váh môže poskytnúť pravidelný prehľad o stave systému, ktorý vám umožní odhaliť a preskúmať nezrovnalosti čo najskôr.
Periodické vyrovnania v účtovných systémoch
Príležitostné zosúladenie účtov môže zabezpečiť, aby sa zostatky vo vašom účtovnom systéme zhodovali so zostatkami na účtoch iných subjektov, vrátane bánk, dodávateľov a úverových zákazníkov. Napríklad bankové vyrovnanie zahŕňa porovnanie hotovostných zostatkov a záznamov o vkladoch a príjmoch medzi účtovným systémom a bankovými výpismi. Rozdiely medzi týmito typmi doplnkových účtov môžu odhaliť chyby alebo nezrovnalosti vo vašich vlastných účtoch alebo chyby môžu pochádzať od iných subjektov.
Požiadavky schvaľovacieho orgánu
Požiadavka, aby konkrétni manažéri povolili určité typy transakcií, môže účtovným záznamom pridať vrstvu zodpovednosti tým, že preukáže, že príslušné orgány príslušné transakcie videli, analyzovali a schválili. Vyžadovanie súhlasu s veľkými platbami a výdavkami môže zabrániť napríklad bezohľadným zamestnancom vo veľkých podvodných transakciách s finančnými prostriedkami spoločnosti.